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基于財務聯(lián)絡員服務模式下的高校財務服務新思路的探討
財務不僅是國民經(jīng)濟各部門、各單位在物質(zhì)資料再生產(chǎn)過程中客觀存在的資金運動及資金運動過程中所體現(xiàn)的經(jīng)濟關系，更主要的是財產(chǎn)和債務，即資產(chǎn)和負債等。
摘要：本文深入剖析高校“報賬難”的問題，提出一種基于網(wǎng)上預約與財務聯(lián)絡員預審相結(jié)合的服務新模式。通過重構報賬流程，運用數(shù)據(jù)共享技術，將網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上薪酬系統(tǒng)及賬務系統(tǒng)進行有效融合，實現(xiàn)網(wǎng)絡預約信息可實時寫入賬務系統(tǒng)，并在財務聯(lián)絡員定點集中初審后，直接生成相關憑證信息的功能，從而有效縮短業(yè)務流程，提高報賬效率。
關鍵詞：財務 服務方式 數(shù)據(jù)共享 聯(lián)絡員
著高校辦學規(guī)模的擴大，高校的資金來源日趨多元化，資金量越來越大，于是一方面出現(xiàn)因財務事項激增，財務人員的工作壓力隨之增大，甚至不堪重負;而另一方面，報賬人員需花費大量的時間和精力去處理報賬業(yè)務，主管領導對于頻繁零星的審批簽字也很反感，報賬難的現(xiàn)象日益嚴重，迫切需要探索一種方便高效的財務服務模式，來應對高校財務報賬所面臨的挑戰(zhàn)，適應學校內(nèi)涵發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的需要，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益雙贏的目標。在日趨繁雜的經(jīng)濟業(yè)務環(huán)境下，如何運用先進的信息系統(tǒng)，探索全新的財務服務新思路――財務聯(lián)絡員報賬方式來提高財務服務效率及服務質(zhì)量，解決“報賬難”的問題，已成為高校亟待解決的問題。
一、目前高校財務服務模式的現(xiàn)狀
目前，高校收入來源呈現(xiàn)多樣化，支出內(nèi)容日益復雜化，財務部門的工作量成倍增長，但相應的財務審核人員并沒有增加，業(yè)務量的激增與人員不足的矛盾越來越突出。財務報賬已成為全國各大高校師生的一大難題。
為了應對日益倍增的財務事項，緩解報賬難的問題，各高校財務部門想盡各種辦法，如用自動排號機、開發(fā)網(wǎng)上預約系統(tǒng)等，但因每天財務部門所能處理的業(yè)務有限，只能在排隊人數(shù)總量上有所限制。財務報銷“一號難求”導致報賬人員辦理報銷業(yè)務時和財務人員的矛盾沖突頻發(fā)。究其原因：一是一些報賬人員不熟悉財務業(yè)務處理流程，容易出現(xiàn)錯誤;報賬排隊等待時間過長，甚至部分報賬人員在長時間等待后仍無法完成報賬，因此，對財務部門意見較大。二是高校財務制度在執(zhí)行過程中，許多財務事項均需相關部門的領導進行審簽，包括一些設備采購、科研經(jīng)費、專項經(jīng)費等支出，部分金額較大的經(jīng)費支出還需分管校領導審簽。審簽人對這類財務事項進行審簽時，顧及報賬人員的面子，沒有考慮財務部門意見，難免會出現(xiàn)錯誤或者違背意愿的審批情況。為此，許多審簽領導也對財務部門意見較大。三是財務工作量劇增與高校財務人員緊缺的矛盾。高校財務人員，尤其報賬大廳的財務審核人員，均是在報賬人員的注目下緊張地處理業(yè)務，工作量大，心里壓力也大，無法對所承接的業(yè)務進行仔細、專業(yè)的判斷，容易出現(xiàn)疲勞和差錯狀況，長此以往不但嚴重影響高校財務工作人員的工作熱情及工作效率，財務風險也隨之加大。
二、重構財務服務體系――財務聯(lián)絡員服務新模式的理論依據(jù)
針對以上問題，從重構財務服務體系的角度出發(fā)，運用先進的技術手段，本文提出財務聯(lián)絡員服務的新模式，以期達到提高服務工作水平及效率的目的。并通過該模式的運行，達到師生滿意、財務工作量降低的雙贏效果。
財務聯(lián)絡員新模式從理念上打破了傳統(tǒng)的廣大教職員工到財務部門報賬方式，在該服務模式下，高校財務部門首先要建立財務聯(lián)系人制度，每周定期派財務人員定點到學院報賬、答疑解惑;其次，定期培訓學院報賬人員，使其具備一般財務人員的業(yè)務知識;再次，利用現(xiàn)代化信息手段，實施網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)、網(wǎng)上薪酬系統(tǒng)等，減少報賬中間環(huán)節(jié)，減少報銷人等待的時間，切實提高服務工作水平及效率;最后，聯(lián)合運用高校賬務系統(tǒng)，將報賬人員初步填制的單據(jù)掃描至賬務系統(tǒng)，直接生成有效的財務憑證，從而達到降低財務工作量的效果。
三、財務聯(lián)絡員服務新模式的實施流程
(1)運用數(shù)據(jù)共享手段重構網(wǎng)絡，實現(xiàn)網(wǎng)上報賬的流程
隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，越來越多的信息手段運用到高校財務工作中，高校財務要實現(xiàn)網(wǎng)上自助報賬，首先要解決財務內(nèi)部網(wǎng)絡信息與校園網(wǎng)財務信息的交互采集數(shù)據(jù)問題。在保證財務信息與互聯(lián)網(wǎng)信息安全的前提下，搭建網(wǎng)上預約報賬及網(wǎng)上薪酬的流程。本研究運用網(wǎng)絡拓撲結(jié)構改革高校財務網(wǎng)絡問題，具體如圖1所示。
如圖1所示，財務信息內(nèi)外網(wǎng)的交互是由2條單向鏈路分別獲取數(shù)據(jù)，首先將財務內(nèi)部的財務信息發(fā)送至一臺帶有雙網(wǎng)卡前置機，再通過網(wǎng)閘的映射技術，將數(shù)據(jù)寫入到外網(wǎng)相關的數(shù)據(jù)庫;同時，外網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫將相關的財務信息發(fā)送至外網(wǎng)的前置機，再通過網(wǎng)閘的技術，過濾到內(nèi)網(wǎng)服務器。通過這樣的閉路鏈接，不但保證了信息的實時交互，同時也保證了財務信息安全。
(2)運用先進的網(wǎng)上預約報賬及網(wǎng)上薪酬系統(tǒng)，推行財務聯(lián)絡員新模式
在解決財務信息內(nèi)外網(wǎng)信息交互問題后，構建網(wǎng)上預約報賬及網(wǎng)上薪酬系統(tǒng)。這兩個系統(tǒng)顧名思義是能夠直接利用互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)預約報賬或辦理領款業(yè)務的功能。目前，高校所運用的這類系統(tǒng)基本上是由天財、天翼等軟件公司開發(fā)的產(chǎn)品。下文將重點闡述如何運用這兩個系統(tǒng)，結(jié)合財務聯(lián)絡員新制度，推行財務服務新模式，有效達到縮短排隊時間，提高報賬效率，緩解報賬難的問題。
(3)實施網(wǎng)上預約報賬及網(wǎng)上薪酬系統(tǒng)的流程
高校財務在日常報賬過程中，通常由項目負責人安排報賬人員到財務報賬，因此，在報賬過程中，通常有報賬人、項目負責人、相關分管業(yè)務的審簽人及財務審核人員等多種角色。如此多的角色，如何統(tǒng)一到網(wǎng)上預約報賬及網(wǎng)上薪酬系統(tǒng)處理不同的業(yè)務，成為系統(tǒng)要解決的問題。為此，系統(tǒng)為這些角色設置不同的權限，而這些權限也是由項目負責人來進行設置的。具體如下。
首先設置項目負責人權限。由于項目負責人要對所負責的項目承擔相關的經(jīng)濟責任，因此，項目負責人應有報賬、領款、查詢等的最高權限，系統(tǒng)會給項目負責人賦予所負責項目的最高權限。其次，在項目負責人擁有最高權限后，項目實施過程中，發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務需要報賬人進行報賬時，項目負責人就可以將所負責的某項項目授權給報賬人(可為課題組的教師或者研究生)，報賬人使用工資編號或者學號登錄到網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)的提示填寫相應的報銷單據(jù)或者領款信息，并打印帶有二維碼信息的報銷單據(jù)，再粘貼原始憑證信息，按照約定的時間遞交給財務聯(lián)絡員。財務聯(lián)絡員定時到各指定地點進行初步審核，審核無誤的單據(jù)帶回計財處直接將相關財務信息掃描進內(nèi)網(wǎng)賬務，檢查核對后直接通過無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬至相關賬戶，完成報賬流程;若審核有問題的單據(jù)，經(jīng)過溝通聯(lián)系后，提出書面退回原因，密封后遞交給學院財務秘書，由學院財務秘書負責退回。具體流程如圖2所示。
如圖2所示，財務聯(lián)絡員模式下，項目負責人只需將相關項目授權給相關報賬人員，報賬人員按照辦理業(yè)務的性質(zhì)，按系統(tǒng)提示快速填寫相關財務信息后提交財務聯(lián)絡員，經(jīng)過初審后完成報賬。在該模式下大大縮短了排隊時間，同時也簡化了流程，報賬難的問題可得到有效緩解。
四、推行財務聯(lián)絡員服務新模式的成效及積極作用
在財務聯(lián)絡員新模式運行下，財務人員每周定期定點到學院服務后，相關學院的師生員工在辦理報賬業(yè)務時無需再到財務部門排隊或者定點到網(wǎng)絡上秒殺財務部門的排隊號，節(jié)省了大量的排隊時間，報賬人員與財務人員的緊張關系得以緩解。
在財務聯(lián)絡員新模式下，報賬人員已經(jīng)初步對票據(jù)按照系統(tǒng)提示進行歸類整理后，通過網(wǎng)絡技術手段，將項目信息與對應的會計科目進行綁定，運用二維碼掃描至賬務信息系統(tǒng)，直接生成憑證，有效減輕了財務人員的錄入工作量;通過對學院財務秘書以及學生助手的培訓工作，減輕財務人員票據(jù)審核的工作量，通過調(diào)動財務秘書的工作積極性讓其積極承擔起學院所有經(jīng)費的票據(jù)初審工作。
在財務聯(lián)絡員新模式下，由于財務人員與學院的師生員工、財務秘書的不斷宣傳、潛移默化的影響，讓學院財務秘書自覺分擔一部分學院的經(jīng)費報銷工作，協(xié)同財務人員為學院當好家、理好財，其間，財務聯(lián)絡員還應發(fā)揮好學院財務顧問的作用。
五、結(jié)語
綜上所述，隨著高校內(nèi)涵式建設的不斷推進，創(chuàng)建財務聯(lián)絡員報銷新模式，結(jié)合運用先進的信息手段，實現(xiàn)網(wǎng)上報賬，能夠有效緩解報賬難的問題。在該模式下，首先解決了高校師生員工報賬排隊耗時長的問題，同時也減輕了高校財務人員錄入憑證的工作量，可有效提高高校財務工作效率，達到緩解財務報賬擁擠及減輕勞動強度的雙贏的目的，從而徹底解決財務報賬難的問題。
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