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關(guān)于財(cái)務(wù)電子檔案管理的研究
摘要：為提高財(cái)務(wù)管理水平，以細(xì)化基礎(chǔ)工作為出發(fā)點(diǎn)，對公司財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探索財(cái)務(wù)電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新。本課題通過研究財(cái)務(wù)電子檔案管理，結(jié)合公司財(cái)務(wù)制度要求，探索公司財(cái)務(wù)電子檔案的方式和方法，對于財(cái)務(wù)管理信息化具有重要意義，創(chuàng)新思路使財(cái)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，使其在公司建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù) 管理 研究 電子檔案
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)電子檔案就是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。
一、財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀
(1)財(cái)務(wù)檔案分類
隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營管理水平的提高，財(cái)務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會計(jì)檔案和財(cái)務(wù)管理文件兩大類。
會計(jì)檔案指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。
會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。
財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。
財(cái)務(wù)管理文件：指除會計(jì)核算專業(yè)材料外的財(cái)務(wù)管理制度、計(jì)劃批文、通知等各類財(cái)務(wù)管理資料，是財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分。財(cái)務(wù)集約化管理的不斷深入，財(cái)務(wù)管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢。財(cái)務(wù)管理制度包括預(yù)算管理、會計(jì)核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運(yùn)營、財(cái)務(wù)評價與考核等。
(2)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定
自1999年以來采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算，保存會計(jì)檔案實(shí)行電子存檔和紙質(zhì)存檔雙開制，2004年發(fā)布的《會計(jì)電算化管理辦法》對電算化會計(jì)檔案的管理進(jìn)行的明確的規(guī)定，電算化會計(jì)檔案指儲存在磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會計(jì)資料按照《會計(jì)檔案管理制度》進(jìn)行歸檔管理，儲存在硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實(shí)行電子備份，按年度進(jìn)行刻盤存檔。
二、財(cái)務(wù)檔案管理趨勢
為規(guī)范和加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營全過程的財(cái)務(wù)管理體系，隨著財(cái)務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財(cái)務(wù)管理文件，必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財(cái)務(wù)電子檔案將是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實(shí)時更新和共享，及時、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財(cái)務(wù)檔案管理的主要形式。
(1)財(cái)務(wù)電子檔案能夠提供財(cái)務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式
數(shù)字化的財(cái)務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)的遠(yuǎn)程利用，提供方便快捷的財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。
(2)財(cái)務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財(cái)務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)
根據(jù)財(cái)務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財(cái)務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便應(yīng)用。
(3)財(cái)務(wù)電子檔案為財(cái)務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)
在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是財(cái)務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，財(cái)務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財(cái)務(wù)信息的推廣，為財(cái)務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。
(4)財(cái)務(wù)電子檔案為財(cái)務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件
隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，財(cái)務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財(cái)務(wù)檔案信息庫，為財(cái)務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。
三、財(cái)務(wù)電子檔案管理面臨的難題
原始性問題。對于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。很難對電子檔案的原始性進(jìn)行認(rèn)定。
真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí);電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案;電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會直接損害電子檔案的安全。
四、財(cái)務(wù)電子檔案管理保障措施
(1)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。
(2)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式
因?yàn)樨?cái)務(wù)管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財(cái)務(wù)電子檔案需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。
(3)應(yīng)用的安全性
財(cái)務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級按部門按專業(yè)按用戶級別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時日志庫自動記錄對電子檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。
(4)明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長期并存并保持一致
紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號、更改、更新時更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)相符。
五、財(cái)務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢
財(cái)務(wù)信息的隨時更新。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時隨時整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁�，提高了�?cái)務(wù)信息管理水平，財(cái)務(wù)電子檔案及時得到更新，便于檢索利用。
靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進(jìn)行自主編輯。
充實(shí)的業(yè)務(wù)平臺。財(cái)務(wù)電子檔案庫中匯集了反映公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)政策沿革、內(nèi)控制度體系的完善、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)依據(jù)等財(cái)務(wù)管理資料，為財(cái)務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)知識和規(guī)范，為專業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導(dǎo)層提供了決策依據(jù)。
六、結(jié)束語
財(cái)務(wù)電子檔案管理是對財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)工作的創(chuàng)新，通過利用網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化管理，在對公司財(cái)務(wù)信息全面匯總的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)及時更新、實(shí)時查詢、信息共享，使財(cái)務(wù)管理制度體系以及除會計(jì)核算專業(yè)材料以外的財(cái)務(wù)管理資料對公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)性得到進(jìn)一步加強(qiáng)，有利于業(yè)務(wù)規(guī)范、決策參考，為公司財(cái)務(wù)管理水平的提高打好基礎(chǔ)。
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