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財務(wù)軟件中自動轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用論文
當(dāng)代，論文常用來指進(jìn)行各個學(xué)術(shù)領(lǐng)域的研究和描述學(xué)術(shù)研究成果的文章，簡稱之為論文。它既是探討問題進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的一種手段，又是描述學(xué)術(shù)研究成果進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的一種工具。下面是小編整理的財務(wù)軟件中自動轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用論文，歡迎大家分享。
摘要：
由于期末業(yè)務(wù)具有穩(wěn)定性、性的特點，利用自動轉(zhuǎn)賬功能能簡化和提高期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率。文章在闡述自動轉(zhuǎn)賬功能基本內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，分析了自動轉(zhuǎn)賬功能處理的會計業(yè)務(wù)類型，指出該功能存在的缺陷，提出在應(yīng)用自動轉(zhuǎn)賬功能時應(yīng)注意的問題及完善的措施。
關(guān)鍵詞：
財務(wù)軟件自動、轉(zhuǎn)賬功能、期末業(yè)務(wù)、自動轉(zhuǎn)憑證
由于會計期末業(yè)務(wù)的處理具有較強的規(guī)律性，當(dāng)錄入為憑證時，其摘要、借貸方科目、金額來源、方法等變化不大，為提高期來業(yè)務(wù)的制單效率，也為了防止財會人員遺漏對期末業(yè)務(wù)的及時處理，通用財務(wù)軟件都提供有自動轉(zhuǎn)賬的功能。將期末業(yè)務(wù)設(shè)置為自動轉(zhuǎn)賬憑證模板，使其計算方法固化，只要執(zhí)行調(diào)用憑證模板的操作，即可生成自動轉(zhuǎn)賬憑證，這在一定程度上也能規(guī)避如計算方法不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的會計差錯的產(chǎn)生。財務(wù)軟件中的自動轉(zhuǎn)賬功能具有簡化和加快期末業(yè)務(wù)處理速度、提高記賬憑證的正確率、保障會計業(yè)務(wù)的完整性等方面的明顯優(yōu)勢。
一、自動轉(zhuǎn)賬功能概述
(一)概念
自動轉(zhuǎn)賬是指在財務(wù)軟件中，通過對記賬憑證生成要素的設(shè)置，由系統(tǒng)自動生成指定業(yè)務(wù)的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能，為在適當(dāng)時刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預(yù)先予以設(shè)定，即建立一項業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬模板的過程，稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置(或稱為定義)。依據(jù)自動轉(zhuǎn)賬憑證模板來生成特定業(yè)務(wù)的記賬憑證的過程稱為自動轉(zhuǎn)賬，由自動轉(zhuǎn)賬生成的憑證稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證，屬于機制記賬憑證。
(二)自動轉(zhuǎn)賬的種類
通用財務(wù)軟件提供兩類自動轉(zhuǎn)賬功能，一類是在賬務(wù)處理模塊中，以輔助核算或期末業(yè)務(wù)處理的形式提供的轉(zhuǎn)賬設(shè)置與憑證生成功能。由于這種轉(zhuǎn)賬一般是在賬務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，也被稱作內(nèi)部轉(zhuǎn)賬或內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)，如銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、制造費用結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等。第二類是在薪資、周定資產(chǎn)等專項管理模塊中提供的費用分?jǐn)偱c結(jié)轉(zhuǎn)功能。因為涉及賬務(wù)系統(tǒng)外的專項核算系統(tǒng)，亦稱之為外部轉(zhuǎn)賬或外部結(jié)轉(zhuǎn)，如工資費用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)、周定資產(chǎn)折舊計提、往來業(yè)務(wù)及壞賬準(zhǔn)備計提、差異結(jié)轉(zhuǎn)與成本結(jié)轉(zhuǎn)等。
(三)自動轉(zhuǎn)賬功能的構(gòu)成
自動轉(zhuǎn)賬功能包括“轉(zhuǎn)賬定義”和“轉(zhuǎn)賬生成”兩個組成部分�！稗D(zhuǎn)賬定義”就是設(shè)計轉(zhuǎn)賬憑證模板——設(shè)置好憑證的摘要、借貸方科目、以及金額的取數(shù)公式，該工作屬于自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置的初始化工作。當(dāng)處理期末業(yè)務(wù)，制單人選擇調(diào)用設(shè)置好的憑證模板，由計算機自動生成所需的記賬憑證，這就是“轉(zhuǎn)賬生成”。
(四)設(shè)置為自動轉(zhuǎn)賬憑證的業(yè)務(wù)應(yīng)滿足的條件
適合設(shè)置為自動轉(zhuǎn)賬憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，通常需要滿足以下幾個條件：
1.期末業(yè)務(wù)具備穩(wěn)定性和規(guī)律性。如稅金計提、成本結(jié)轉(zhuǎn)、費用的分?jǐn)偧敖Y(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等期末業(yè)務(wù)都具有一定的時間性，且有規(guī)律地在不同的會計期間反復(fù)發(fā)生，為了簡化錄入憑證過程及加快和提高期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率，可預(yù)先對期末業(yè)務(wù)進(jìn)行自動轉(zhuǎn)賬憑證模板的設(shè)置，待需要時調(diào)用憑證模板即可生成所需的自動轉(zhuǎn)賬憑證。自動轉(zhuǎn)賬的意義在于多次重復(fù)應(yīng)用，只有對于不同會計期間須重復(fù)多次處理的業(yè)務(wù)，才能在反復(fù)應(yīng)用中體現(xiàn)出自動轉(zhuǎn)賬功能的簡便、快捷的優(yōu)勢。
2.會計科目能夠事先確定。定義自動轉(zhuǎn)賬模板的關(guān)鍵點在于將憑證涉及的摘要、借貸方會計科目、金額的來源和計算方法預(yù)先設(shè)置好存入系統(tǒng)，待需要生成憑證時，只要選擇已定義好的模板，系統(tǒng)自動生成憑證�？梢�，模板一旦被設(shè)定，就只能按照事先的定義方式來生成實際業(yè)務(wù)的記賬憑證。凡不能確定最終會計科目的業(yè)務(wù)，是無法以自動轉(zhuǎn)賬的方式來處理的。
3.金額可以事先預(yù)知或可以被描述。轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的發(fā)生金額同樣也具有一定的規(guī)律性，如折舊額可按折舊公式計算，制造費用可按某一確定比例分配，成本可按當(dāng)前余額結(jié)轉(zhuǎn)。只有確定的金額來源，或者體現(xiàn)著某種規(guī)律性的金額取得渠道，才能夠事先以某種規(guī)范的方式將其描述和表達(dá)出來。反之，發(fā)生金額不能被事先預(yù)知，或不能被準(zhǔn)確描述的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都無法交由系統(tǒng)進(jìn)行自動處理。
二、自動轉(zhuǎn)賬功能處理的會計業(yè)務(wù)類型
(一)銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)
商品的銷售成本是由已銷售商品的數(shù)量乘以銷售商品的成本單價計算得到的。當(dāng)實現(xiàn)產(chǎn)品銷售收入時，所做的賬務(wù)處理：一是收入的確認(rèn)，二是銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)。在錄入收入確認(rèn)的憑證時輸入了產(chǎn)品銷售單價和數(shù)量。且事先在填制商品入庫的記賬憑證時，能將入庫商品的數(shù)量和單價及時輸入系統(tǒng)，則庫存商品的平均單價能計算出來。那么，已銷售商品的數(shù)量和成本單價都是已知數(shù)。也就是說，系統(tǒng)記賬后，系統(tǒng)可以從“庫存商品”賬戶中獲取單價，從“主營業(yè)務(wù)收入”賬戶中獲取已售產(chǎn)品的數(shù)量，商品的銷售成本是可以由系統(tǒng)自動計算出來的�；谶@個原理，許多財務(wù)軟件的賬務(wù)系統(tǒng)中，都提供了銷售成本自動結(jié)轉(zhuǎn)的功能。
要想在“轉(zhuǎn)賬生成”時生成正確的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證，必須事先做好以下幾項操作：首先，該業(yè)務(wù)涉及的庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本必須在會計科目屬性中設(shè)置為數(shù)量核算，在“轉(zhuǎn)賬定義”時輸入三個科目對應(yīng)的科目編碼，并且這三個科目的下級科目結(jié)構(gòu)也必須相同；其次，在錄入收入確認(rèn)的憑證時要輸入產(chǎn)品銷售單價和數(shù)量；再次，要將收人確認(rèn)的憑證執(zhí)行記賬操作。這樣，執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)的憑證。
(二)匯兌損益的結(jié)轉(zhuǎn)
匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于期末自動計算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。匯兌損益只處理外幣存款戶、外幣現(xiàn)金以及外幣結(jié)算的各項債權(quán)、債務(wù)，不包括所有者權(quán)益類賬戶、成本類賬戶和損益類賬戶。
在執(zhí)行匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)之前，先要做好以下幾項操作：在賬務(wù)系統(tǒng)的初始化設(shè)置中設(shè)置好外幣匯率；輸入外幣業(yè)務(wù)憑證時輸入外幣發(fā)生額；期束輸入調(diào)整匯率，并將涉及外幣科目的會計憑證執(zhí)行記賬操作。進(jìn)行“轉(zhuǎn)賬定義”時給出匯兌損益入賬科目。期末執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”后系統(tǒng)就可以自動給出匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的憑證了。
(三)期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)
期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于在一個會計期間終了時，將損益類科目的余。額轉(zhuǎn)到本年利潤科目中。損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)主要是對于主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、主營業(yè)務(wù)稅金及附加、其他業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)支出、管理費用、營業(yè)費用、財務(wù)費用、投資收益、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出和所得稅等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。
進(jìn)行“轉(zhuǎn)賬定義”時，損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表中將列出所有的損益科目。損益科目結(jié)轉(zhuǎn)表的每一行中的損益科目的期末余額將轉(zhuǎn)到該行的本年利潤科目中去。如果需要某損益科目參與期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)，則應(yīng)在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫相應(yīng)的本年利潤科目。若不填本年利潤科目，則將不結(jié)轉(zhuǎn)此損益科目的余額。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”前，要將所有涉及損益科目的會計憑證進(jìn)行記賬。
(四)科目余額的對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)
如果要對兩個科目或其下級科目的期末余額進(jìn)行一一對應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)，則可以選擇“對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”功能。如將“制造費用”賬戶的余額轉(zhuǎn)入“生產(chǎn)成本”賬戶、“本年利潤”賬戶的余額轉(zhuǎn)入“利潤分配——未分配利潤”賬戶。
對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)一般針對資產(chǎn)、成本或費用類科目，且只結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。在“轉(zhuǎn)賬定義”時要指明轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”時轉(zhuǎn)出科目方向根據(jù)其科目屬性的余額方向確定，即若余額方向為“借”則從貸方轉(zhuǎn)出，否則從借方轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入科目方向與轉(zhuǎn)出科且方向相反。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可以進(jìn)行兩個科目一對一結(jié)轉(zhuǎn)，還可以進(jìn)行科目的一對多結(jié)轉(zhuǎn)。執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”前要把涉及轉(zhuǎn)出科目的會計憑證進(jìn)行記賬。
三、自動轉(zhuǎn)賬功能存在的不足：自動轉(zhuǎn)賬功能無級別設(shè)置及校驗功能
自動轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是有先后順序的，因此也就形成了期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級別。根據(jù)實際工作中業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，進(jìn)行會計業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬處理，才能形成正確的會計數(shù)據(jù)，這是每個財會人員所共知的。但在財務(wù)軟件的自動轉(zhuǎn)賬模塊中卻沒有設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級別，致使會計業(yè)務(wù)不熟練的人員操作時出現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。筆者在財務(wù)軟件培訓(xùn)教學(xué)中就曾發(fā)現(xiàn)，一些學(xué)員在使用自動轉(zhuǎn)賬功能處理期末業(yè)務(wù)時，未將制造費用結(jié)轉(zhuǎn)至生產(chǎn)成本(屬于低級別的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù))，就直接進(jìn)行期間損益的自動結(jié)轉(zhuǎn)(屬于較高級別的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù))，結(jié)果生成的利潤額出錯。經(jīng)了解。部分學(xué)員是由于操作疏忽而遺漏，另一些則是由于會計知識不扎實所致。如若設(shè)置了業(yè)務(wù)級別控制，只能生成了低級別的轉(zhuǎn)賬憑證才允許生成較高一級別的轉(zhuǎn)賬憑證，這可在一定程度上規(guī)避部分會計差錯的產(chǎn)生。通用財務(wù)軟件的自動轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)模塊應(yīng)當(dāng)根據(jù)手工情況下會計轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的順序來設(shè)計，同時要利用軟件和機的特殊功能，對轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級別進(jìn)行校驗，以免轉(zhuǎn)賬級別較高的記賬憑證先生成，或低級別的憑證在未記賬的情況下生成高級別的憑證，從而造成財務(wù)數(shù)據(jù)的錯誤。在財務(wù)軟件的使用過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況：低級別的憑證已經(jīng)生成，但尚未審核記賬，這時生成高一級別的憑證時系統(tǒng)也允許生成，從而導(dǎo)致生成的自動轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。因此，應(yīng)在自動轉(zhuǎn)賬模塊中增加憑證記賬級別校驗功能。
四、自動轉(zhuǎn)賬功能應(yīng)用時應(yīng)注意的問題及完善的措施
(一)應(yīng)用時應(yīng)注意的問題
1.自動轉(zhuǎn)賬憑證需進(jìn)行與手工錄入憑證相同的后續(xù)處理。“轉(zhuǎn)賬生成”后的憑證是未記賬憑證，對它們?nèi)孕柽M(jìn)行后續(xù)的審核、記賬操作，否則賬務(wù)處理系統(tǒng)無法進(jìn)行正常的記賬結(jié)賬。
2.轉(zhuǎn)賬前須將所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬。轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的。因此，為了保證所取數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬，否則，自動轉(zhuǎn)賬憑證生成的數(shù)據(jù)將出現(xiàn)差錯。
3.轉(zhuǎn)賬生成時應(yīng)遵循一定的處理順序。期末業(yè)務(wù)是相互關(guān)聯(lián)、互相銜接的，業(yè)務(wù)處理有嚴(yán)格的順序，必須保證讓系統(tǒng)按順序生成轉(zhuǎn)賬憑證。有些期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須依據(jù)另一期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)生的財務(wù)費用會影響往本年利潤結(jié)轉(zhuǎn)的費用數(shù)額，那么就要先結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益并將該憑證記賬后再結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤。因此，期末轉(zhuǎn)賬需要根據(jù)業(yè)務(wù)的特點分批按步驟來進(jìn)行處理�？梢岳密浖峁┑摹稗D(zhuǎn)賬序號”按業(yè)務(wù)正確的結(jié)轉(zhuǎn)順序進(jìn)行“轉(zhuǎn)賬定義”。
4.掌握系統(tǒng)的自動明細(xì)匹配規(guī)則。如在進(jìn)行銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)時，要求指定庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本這三+--級科目及其下級科目結(jié)構(gòu)必須相同，系統(tǒng)軟件會自動匹配明細(xì)科目并按對應(yīng)關(guān)系一一予以結(jié)轉(zhuǎn)，否則系統(tǒng)將無法執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬功能。
5.控制自動轉(zhuǎn)賬運行的次數(shù)。自動轉(zhuǎn)賬憑證中專項設(shè)置功能(如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn))通常能自動控制一個會計期內(nèi)被調(diào)用的次數(shù)。一般不會出現(xiàn)多次重復(fù)制證的情況。但大多數(shù)自動轉(zhuǎn)賬模板是可以在一個會計期間內(nèi)被重復(fù)使用的。用戶必須留意期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理的次序，防止跳躍進(jìn)程或重復(fù)進(jìn)程而出現(xiàn)漏記、重記等錯誤。
(二)完善的措施——設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級別，增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級別柱驗功能
自動轉(zhuǎn)賬模塊應(yīng)增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級別設(shè)置及校驗功能，以劃分轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的先后順序及層次。只有這樣，才能避免在低級別的憑證沒有生成時生成高級別的憑證，或在低級別的憑證沒有記賬就生成高級別的憑證，造成自動轉(zhuǎn)賬模塊生成的記賬憑證數(shù)據(jù)錯誤。
增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級別校驗功能，由軟件校驗轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)屬于哪一級別的業(yè)務(wù)，并檢測本級轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是否全部生成，若有未生成的轉(zhuǎn)賬憑證，系統(tǒng)應(yīng)給予報告，提示操作人員是否繼續(xù)生成高一級憑證。
增加憑證記賬校驗功能，并確保自動轉(zhuǎn)賬層次低的憑證均已記賬。在進(jìn)行期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證制作時，若本級憑證尚未全部生成，而要執(zhí)行生成高一級別憑證的操作時，系統(tǒng)應(yīng)予以提示，并限制其進(jìn)行下一步的操作。這樣，可規(guī)避財會人員存在遺漏處理的差錯。
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