跨區(qū)分銷企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算與控制

跨區(qū)分銷需要發(fā)生大量的費(fèi)用，費(fèi)用控制對(duì)的效益有舉足輕重的。同時(shí)，費(fèi)用是否能夠得到如期結(jié)算，還直接影響企業(yè)形象和財(cái)務(wù)信譽(yù)，影響企業(yè)與客戶的關(guān)系。因此，跨區(qū)分銷企業(yè)必須對(duì)費(fèi)用實(shí)施有效的預(yù)算控制。

一、跨區(qū)分銷企業(yè)費(fèi)用預(yù)算和控制中存在的

費(fèi)用的預(yù)算與控制歷來是預(yù)算管理的難點(diǎn)，對(duì)于跨區(qū)分銷的企業(yè)來說更是這樣。傳統(tǒng)的費(fèi)用預(yù)算控制所存在的問題，以下幾個(gè)方面值得關(guān)注：

（一）缺乏先進(jìn)的預(yù)算理念，預(yù)算目標(biāo)缺乏先進(jìn)性

在制定費(fèi)用預(yù)算和進(jìn)行預(yù)算控制中，雖然大多數(shù)企業(yè)都將費(fèi)用劃分為變動(dòng)費(fèi)用和固定費(fèi)用兩部分，而且對(duì)變動(dòng)費(fèi)用實(shí)行按費(fèi)率（費(fèi)用與銷售收入的比率）或單位費(fèi)用（單位業(yè)務(wù)量的費(fèi)用）進(jìn)行控制（即實(shí)行彈性預(yù)算控制），對(duì)固定費(fèi)用采取總額控制，但是，許多企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算只是就費(fèi)用論費(fèi)用，完全與市場(chǎng)脫節(jié)，缺乏對(duì)同行業(yè)企業(yè)特別是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手狀況的了解，也缺乏對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造和價(jià)值鏈整合的，僅僅是在本企業(yè)去年費(fèi)用開支實(shí)際水平的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)單地進(jìn)行增減調(diào)整形成本年的費(fèi)用預(yù)算，因而所確定的預(yù)算目標(biāo)缺乏先進(jìn)性和競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）信息不對(duì)稱加劇了預(yù)算目標(biāo)的低水平

對(duì)于跨區(qū)分銷的企業(yè)來說，由于各地區(qū)的費(fèi)用水平客觀上存在著較大的差異，預(yù)算管理部門對(duì)當(dāng)?shù)厍闆r掌握的信息要比異地營(yíng)銷組織的經(jīng)營(yíng)者所掌握的信息少得多，作為預(yù)算執(zhí)行單位的異地營(yíng)銷組織的經(jīng)營(yíng)者就會(huì)充分利用這種信息的不對(duì)稱，千方百計(jì)地在費(fèi)用預(yù)算上做文章，要求提高變動(dòng)費(fèi)用的費(fèi)率或單位費(fèi)用額，提高固定費(fèi)用項(xiàng)目的預(yù)算總額，使自己在費(fèi)用預(yù)算和控制中居于有利地位。

另一方面，費(fèi)用預(yù)算與定單預(yù)算緊密相連。變動(dòng)費(fèi)用按費(fèi)率或單位費(fèi)用控制、固定費(fèi)用按總額控制的特點(diǎn)還容易助長(zhǎng)企業(yè)在定單預(yù)算中打埋伏（即壓低定單預(yù)算）的行為。雖然表面上在定單預(yù)算中打埋伏的經(jīng)營(yíng)單位，其變動(dòng)費(fèi)用的預(yù)算總額也會(huì)隨之降低，但是當(dāng)這些經(jīng)營(yíng)單位超額完成定單預(yù)算時(shí)，考核其變動(dòng)費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)隨之提升，定單預(yù)算的打埋伏對(duì)這些單位的變動(dòng)費(fèi)用開支預(yù)算不會(huì)產(chǎn)生任何不利影響。對(duì)于固定費(fèi)用來說，預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營(yíng)者關(guān)注的是其費(fèi)用預(yù)算總額的水平，而固定費(fèi)用的預(yù)算總額與其完成的業(yè)務(wù)量大小沒有關(guān)系，因此，在定單預(yù)算中打埋伏也不會(huì)對(duì)固定費(fèi)用的預(yù)算產(chǎn)生不利影響。但由于在定單預(yù)算中打埋伏將使定單預(yù)算的執(zhí)行和完成更容易，因此，跨區(qū)分銷企業(yè)的各異地營(yíng)銷組織就會(huì)竭盡全力壓低定單預(yù)算、提高變動(dòng)費(fèi)用的費(fèi)率或單位變動(dòng)費(fèi)用及固定費(fèi)用總額的預(yù)算水平。這樣做的結(jié)果必將加劇企業(yè)預(yù)算目標(biāo)落后的狀況，從而降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。

（三）費(fèi)用控制點(diǎn)滯后

對(duì)任何費(fèi)用控制來說，如何選擇關(guān)鍵的控制點(diǎn)對(duì)費(fèi)用進(jìn)行控制是十分重要的。許多企業(yè)雖然制定了費(fèi)用預(yù)算，但預(yù)算沒有在費(fèi)用發(fā)生之前發(fā)揮事前控制的作用，而在費(fèi)用發(fā)生之后并持費(fèi)用單證到財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)時(shí)才將實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用與預(yù)算相對(duì)照，檢查是否超過了預(yù)算。這種所謂的預(yù)算控制完全是滯后的，是被動(dòng)的，實(shí)際上對(duì)于超預(yù)算的費(fèi)用開支已不可避免，如不給予結(jié)算，必然會(huì)影響企業(yè)的信譽(yù)，甚至?xí)�引發(fā)訴訟。

（四）費(fèi)用預(yù)算不能適應(yīng)動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)控制的需要

大多數(shù)企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算都是按期間制定的，費(fèi)用控制也地演變成按期間進(jìn)行控制。但事實(shí)上，不管是年度費(fèi)用預(yù)算，還是季度或月度的費(fèi)用預(yù)算，都是由更短的期間來組成的。如果不能將總的預(yù)算分解到每一個(gè)更小的期間，那么，按期間進(jìn)行預(yù)算就只能用于定期控制，無法用于日常的費(fèi)用控制，更無法實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用發(fā)生的動(dòng)態(tài)控制。因此，如何改進(jìn)費(fèi)用預(yù)算，使其能夠適應(yīng)費(fèi)用的動(dòng)態(tài)控制和實(shí)時(shí)控制的需要是跨區(qū)分銷企業(yè)費(fèi)用預(yù)算和控制中面臨的又一難題。

（五）缺乏強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)的支持

跨區(qū)分銷企業(yè)的費(fèi)用通常需要分地區(qū)，分業(yè)態(tài)等進(jìn)行預(yù)算和控制，不僅費(fèi)用預(yù)算的信息量很大，而且為了滿足動(dòng)態(tài)費(fèi)用預(yù)算和控制的需要，還需要實(shí)時(shí)獲取并處理費(fèi)用預(yù)算實(shí)際執(zhí)行結(jié)果的信息及實(shí)際與預(yù)算之間差異的信息，因此，必須有一個(gè)強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)做支持。但是，許多跨區(qū)分銷企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算和控制仍然停留在人工和登記費(fèi)用控制臺(tái)賬的水平上，嚴(yán)重制約了費(fèi)用預(yù)算和控制水平的提高。

二、改進(jìn)跨區(qū)分銷企業(yè)費(fèi)用預(yù)算的基本原則

（一）費(fèi)用預(yù)算必須面向市場(chǎng)，與開拓市場(chǎng)和提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力緊密聯(lián)系

費(fèi)用預(yù)算不是孤立存在的，必須把費(fèi)用預(yù)算與開拓市場(chǎng)、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力緊密聯(lián)系起來，不能機(jī)械地就費(fèi)用論費(fèi)用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行預(yù)測(cè)和深入的基礎(chǔ)上，編制費(fèi)用預(yù)算。為了應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的變化，企業(yè)制定的預(yù)算指標(biāo)值應(yīng)該具有一定的彈性，以便隨時(shí)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)形勢(shì)可能出現(xiàn)的變化。為了使制定的預(yù)算目標(biāo)具有先進(jìn)性和競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)在制定費(fèi)用預(yù)算時(shí)，應(yīng)當(dāng)以業(yè)務(wù)流程再造和價(jià)值鏈整合為基礎(chǔ)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)充分借鑒國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)，切忌閉門造車。

（二）實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)預(yù)算和費(fèi)用控制的一體化

要對(duì)費(fèi)用實(shí)行動(dòng)態(tài)的預(yù)算控制，應(yīng)以費(fèi)用發(fā)生的動(dòng)因作為費(fèi)用動(dòng)態(tài)預(yù)算和控制的單位，這種費(fèi)用發(fā)生的動(dòng)因通常是業(yè)務(wù)活動(dòng)，而不是時(shí)間。有些企業(yè)企圖按時(shí)間細(xì)分的思路來實(shí)現(xiàn)費(fèi)用動(dòng)態(tài)預(yù)算和控制，這種思路是錯(cuò)誤的。對(duì)大多數(shù)費(fèi)用來說，應(yīng)根據(jù)事先設(shè)定的費(fèi)用預(yù)算水準(zhǔn)，根據(jù)業(yè)務(wù)的變化而不斷地調(diào)整其預(yù)算水平，即隨著業(yè)務(wù)的發(fā)生，不斷地調(diào)整其允許正常開支的費(fèi)用數(shù)額，并以調(diào)整后的數(shù)額作為控制實(shí)際費(fèi)用發(fā)生的依據(jù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的費(fèi)用動(dòng)態(tài)預(yù)算和控制。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)選擇合適的控制點(diǎn)，在費(fèi)用發(fā)生之前就把將要發(fā)生的費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用相對(duì)照，以此決定費(fèi)用可否發(fā)生或允許發(fā)生多少，把費(fèi)用控制由事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑翱刂疲�扭轉(zhuǎn)費(fèi)用控制的被動(dòng)局面，并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)預(yù)算和費(fèi)用控制的一體化。

（三）以有效的考核獎(jiǎng)懲制度相配合，考核指標(biāo)由利潤(rùn)轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)利潤(rùn)

考核與獎(jiǎng)懲是預(yù)算管理工作的生命線�？茖W(xué)、合理的預(yù)算考核和獎(jiǎng)懲體系有助于減輕信息不對(duì)稱對(duì)預(yù)算管理的不利影響，及時(shí)準(zhǔn)確地揭示預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的差異和存在的問題，達(dá)到獎(jiǎng)勤罰懶，調(diào)動(dòng)員工積極性的目的。

為了配合費(fèi)用的動(dòng)態(tài)控制和業(yè)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)控制一體化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立費(fèi)用預(yù)算責(zé)任考評(píng)體系，要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢和分析，做到每日考核和獎(jiǎng)懲。在考核指標(biāo)上，會(huì)計(jì)利潤(rùn)存在很多缺陷，其計(jì)算是定期的，并以實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用為核算前提，因而不能滿足實(shí)時(shí)費(fèi)用控制和事前控制的需要。為此，應(yīng)將考核指標(biāo)由定期計(jì)量的會(huì)計(jì)利潤(rùn)向?qū)崟r(shí)計(jì)算的業(yè)務(wù)利潤(rùn)的轉(zhuǎn)化。


三、改進(jìn)跨區(qū)分銷費(fèi)用預(yù)算與控制的具體對(duì)策

（一）以、合理的定單預(yù)算為費(fèi)用預(yù)算的起點(diǎn)

在企業(yè)預(yù)算管理中，定單預(yù)算居于十分重要的地位，它是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)預(yù)算的起點(diǎn)。對(duì)于跨區(qū)分銷的企業(yè)來說，定單預(yù)算的編制更為重要。因?yàn)榭鐓^(qū)分銷企業(yè)在預(yù)算控制方面的幾個(gè)難點(diǎn)（存貨、應(yīng)收賬款和營(yíng)銷費(fèi)用）都與定單預(yù)算有著直接的關(guān)系。只有定單預(yù)算制定得好，才會(huì)制定出高質(zhì)量的存貨預(yù)算、應(yīng)收賬款預(yù)算和營(yíng)銷費(fèi)用預(yù)算，整個(gè)預(yù)算的質(zhì)量才能夠得到保證。但是，由于跨區(qū)分銷的原因，在異地營(yíng)銷組織和總部預(yù)算管理部門之間，信息不對(duì)稱的現(xiàn)象將會(huì)更為嚴(yán)重，作為預(yù)算執(zhí)行單位的異地營(yíng)銷組織往往在參與預(yù)算制定過程中打埋伏，由此導(dǎo)致跨區(qū)分銷企業(yè)定單預(yù)算的低水平，并進(jìn)而整個(gè)預(yù)算的質(zhì)量和先進(jìn)性。如何解決這一呢？

要尋求解決問題的對(duì)策，首先要預(yù)算執(zhí)行單位為什么要打埋伏？其實(shí)，信息不對(duì)稱只是造成預(yù)算執(zhí)行單位打埋伏的一種客觀條件，而是否打埋伏還要看預(yù)算執(zhí)行單位的主觀選擇。影響預(yù)算執(zhí)行單位主觀選擇的因素除了經(jīng)營(yíng)者自身素質(zhì)和覺悟水平以外，更重要的因素是激勵(lì)制度的影響。

反思一下我們傳統(tǒng)的激勵(lì)制度，不難看出，大多數(shù)企業(yè)的薪酬制度將預(yù)算執(zhí)行單位經(jīng)營(yíng)者的薪酬分為兩部分，一部分是固定薪酬，這部分?jǐn)?shù)額較大，主要根據(jù)經(jīng)營(yíng)者的層次決定，而與預(yù)算的水準(zhǔn)沒有聯(lián)系。另一部分則與預(yù)算執(zhí)行結(jié)果有關(guān)，若超額完成預(yù)算，則另外給予獎(jiǎng)勵(lì)，若未完成，則從固定薪酬中扣罰。由于在這種激勵(lì)制度中，預(yù)算執(zhí)行單位經(jīng)營(yíng)者的固定薪酬部分與預(yù)算的水準(zhǔn)沒有聯(lián)系，因此，具有自利本性的預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營(yíng)者們必然會(huì)千方百計(jì)地降低預(yù)算水準(zhǔn)，從而使自己能夠以較低的努力贏得固定的薪酬。

解決問題的辦法其實(shí)很簡(jiǎn)單，是：讓各預(yù)算執(zhí)行部門選擇自己的預(yù)算水準(zhǔn)，但對(duì)企業(yè)的激勵(lì)制度進(jìn)行改革，預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營(yíng)者的薪酬分為三部分，第一部分是基本薪酬，這部分在總薪酬中的比例很小，相當(dāng)于崗位津貼，與預(yù)算水準(zhǔn)沒有聯(lián)系；第二部分與預(yù)算掛鉤浮動(dòng)的部分，預(yù)算水準(zhǔn)高，則這部分的薪酬也隨著增多。由于將薪酬與預(yù)算掛起鉤來，就削弱了預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營(yíng)者打埋伏的動(dòng)機(jī)一但能否有效遏制還要看企業(yè)對(duì)超額完成預(yù)算的獎(jiǎng)勵(lì)政策及完不成預(yù)算時(shí)的懲罰政策如何。如果企業(yè)規(guī)定超額完成預(yù)算仍然給予獎(jiǎng)勵(lì)，但對(duì)超額完成部分的獎(jiǎng)勵(lì)比例低于薪酬與預(yù)算掛鉤的比例，則預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營(yíng)者人為地壓低預(yù)算水準(zhǔn)，對(duì)其自身利益是不利的。但是，在另一方面，我們又要防止預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營(yíng)者為了多得與預(yù)算掛鉤的薪酬。而不切實(shí)際地高報(bào)預(yù)算，這只要規(guī)定未完成預(yù)算時(shí)對(duì)少完成部分懲罰的比例要大于薪酬與預(yù)算掛鉤的比例即可。按預(yù)算執(zhí)行情況分別給予的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰構(gòu)成本激勵(lì)制度的第三部分。

這種激勵(lì)制度將在把預(yù)算制定權(quán)放給預(yù)算執(zhí)行者的同時(shí)，使預(yù)算執(zhí)行者在確定預(yù)算水準(zhǔn)時(shí)，既不會(huì)不切實(shí)際地高報(bào)預(yù)算，也不會(huì)打埋伏，而是把經(jīng)過自身努力能夠達(dá)到的水平作為預(yù)算的水準(zhǔn)，從而制定出高質(zhì)量的定單預(yù)算，并使企業(yè)的利益與預(yù)算執(zhí)行單位經(jīng)營(yíng)者個(gè)人的利益得到最大限度的統(tǒng)一。

（二）將費(fèi)用預(yù)算控制的控制點(diǎn)前移

要實(shí)現(xiàn)有效的費(fèi)用預(yù)算控制，必須把控制點(diǎn)選擇在業(yè)務(wù)發(fā)生之前的審批環(huán)節(jié)。即：讓每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)生，不僅需要得到業(yè)務(wù)管理部門從業(yè)務(wù)和技術(shù)方面，的審查批準(zhǔn)，而且必須經(jīng)過預(yù)算監(jiān)控部門（通常為財(cái)務(wù)部門）的、預(yù)算審查批準(zhǔn)。在沒有得到預(yù)算監(jiān)控部門的預(yù)算審批之前，合同審批部門不能批準(zhǔn)和簽署合同，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人不得辦理業(yè)務(wù)。這樣做可以使企業(yè)的每一筆業(yè)務(wù)、每一項(xiàng)費(fèi)用和每一筆付款都在預(yù)算的監(jiān)控之下，而且做到事前控制。

將費(fèi)用預(yù)算控制點(diǎn)前移，還有利于把單位負(fù)責(zé)人從日常審批事務(wù)中解脫出來一把按預(yù)算進(jìn)行日常監(jiān)控的權(quán)力授予預(yù)算監(jiān)控部門，改變各種開支都需要單位負(fù)責(zé)人簽批的管理模式。

（三）推行付款憑單制度，實(shí)行費(fèi)用的閉環(huán)動(dòng)態(tài)控制

在西方企業(yè)的財(cái)務(wù)工作中。通常把“付款憑單制”作為控制貨幣資金支付業(yè)務(wù)的一種有效手段。所謂“付款憑單制”，就是在貨幣資金支付前，必須先取得一種授權(quán)付款的憑單，然后才能將結(jié)算票據(jù)等作為附屬憑證，交出納人員辦理付款。這種方法有效地實(shí)現(xiàn)了授權(quán)付款與經(jīng)辦付款這兩個(gè)不相容職務(wù)的分離，是一種有效的內(nèi)部控制辦法。對(duì)于實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的事前預(yù)算和控制來說，付款憑單制度更能發(fā)揮其獨(dú)到的作用，對(duì)我國(guó)企業(yè)推行預(yù)算管理和加強(qiáng)內(nèi)部控制來說，付款憑單制具有很強(qiáng)的借鑒意義。

與費(fèi)用預(yù)算控制結(jié)合起來推行付款憑單制，可以借鑒付款憑單制的做法。即業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門必須填制業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單，該單據(jù)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門填寫，一式四聯(lián)，一聯(lián)為存根，其余三聯(lián)交由業(yè)務(wù)管理部門簽批后轉(zhuǎn)預(yù)算監(jiān)控部門審批。預(yù)算監(jiān)控部門審批后在其上加蓋“費(fèi)用審核專用章”：并留存一聯(lián)，其余兩聯(lián)中一聯(lián)由業(yè)務(wù)部門保存，待結(jié)算時(shí)使用，另一聯(lián)由業(yè)務(wù)部門交合同管理部門，作為合同簽字蓋章的依據(jù)。預(yù)算監(jiān)控部門根據(jù)留存的業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單，生成和更新付款預(yù)算，財(cái)務(wù)部門據(jù)以對(duì)資金調(diào)度作出事先安排。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門在辦理業(yè)務(wù)之后，取得相關(guān)的結(jié)算單證，與預(yù)算監(jiān)控部門加蓋“費(fèi)用審核專用章”的業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單一起，提交財(cái)務(wù)部門辦理付款結(jié)算手續(xù)。財(cái)務(wù)部門對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單和實(shí)際結(jié)算單證進(jìn)行審核，審核無誤后編制付款憑單，付款憑單轉(zhuǎn)交出納，出納根據(jù)付款憑單在規(guī)定的付款日期（可事先對(duì)各類費(fèi)用從取得發(fā)票單證并辦理付款憑單到實(shí)際辦理付款的時(shí)間作出統(tǒng)一規(guī)定，則在應(yīng)付憑單入賬后，系統(tǒng)在規(guī)定付款日將自動(dòng)提示付款）辦理支付。

通過實(shí)行業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單和付款憑單制度，有利于對(duì)費(fèi)用實(shí)施有效的預(yù)算控制，使所有的費(fèi)用發(fā)生都事先有預(yù)算，同時(shí)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算。發(fā)生、結(jié)算、憑證制作、記賬核算、分析考核的閉環(huán)管理。

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