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便捷整理論文參考文獻(xiàn)的技巧和方法
畢業(yè)論文不同于一般的小論文，特別是碩士畢業(yè)論文或者博士畢業(yè)論文。一般的小論文就四五頁，而碩士論文動輒五六十頁，有的甚至七八十頁，因此有些東西如果要人工的去修改，將是一件非常痛苦的事情，比如目錄自動生成和編號、參考文獻(xiàn)引用的上標(biāo)。事實(shí)上，我們有很多Word自帶的小技巧來自動生成，非常方便，大大減少了這種痛苦。
首先，說兩種痛苦情況：
第一個(gè)情況是設(shè)定好文章的目錄結(jié)構(gòu)后，突然發(fā)現(xiàn)中間要添加或者刪除一個(gè)章節(jié)，添加刪除容易，可是其后遺癥就是后面的編號都要跟著變動。比如要?jiǎng)h除第二章，那么原理的第三章就要改為第二章，后面的要跟著動，添加也一樣，很麻煩。
第二個(gè)情況就是參考文獻(xiàn)的上標(biāo)問題。碩士論文參考文獻(xiàn)都有好幾十個(gè)，一般論文會要求按照論文的引用順序列出參考文獻(xiàn)。如果需要添加新的參考文獻(xiàn)，那么這些參考文獻(xiàn)的上標(biāo)號又會跟著變動。
目錄自動生成簡單說下，將文檔切換到大綱視圖，然后設(shè)置你要設(shè)定成目錄的文字的大綱級別。如果將大綱級別設(shè)定為1級，那么就是1級目錄，一般我們會設(shè)置到3級，這樣會生成1、2、3級目錄。設(shè)定好后，在要插入目錄的地方，點(diǎn)擊“插入”-->“引用”-->“索引和目錄”就可以了。格式在另外設(shè)置下就行了。
現(xiàn)在來說說這兩個(gè)的簡單解決辦法。
首先要設(shè)置段落編號。將你要設(shè)定的一級目錄設(shè)定成一級編號，二級目錄設(shè)定成二級編號等等。參考文獻(xiàn)一樣，設(shè)置成段落編號。設(shè)定成段落編號有一個(gè)非常大的好處，就是插入或者刪除其中的某個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其后面的變好會跟著變動，所以這就解決了因添加刪除中間的項(xiàng)目，而要同時(shí)修改后面的編號問題了。
目錄的更新，只需要在“大綱視圖”下點(diǎn)擊更新目錄，或者在頁面視圖的目錄上，點(diǎn)擊右鍵，選擇“更新域”即可。
將參考文獻(xiàn)設(shè)置成段落編號后，在需要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)引用的地方，點(diǎn)擊“插入”-->“引用”-->“交叉引用”，找到相應(yīng)參考文獻(xiàn)的編號就可以了。然后再自己設(shè)置一下格式。
還有幾種方法，從網(wǎng)上摘錄下來的。
(一)采用書簽、交叉引用方法：參考文獻(xiàn)的編號和引用
步驟如下：
(1)在word文檔末尾添加幾個(gè)文獻(xiàn)，如：
[1]楊秀章.Word2000中文版使用速成.北京:清華大學(xué)出版社，2000
[2]PeterWeverka.DianePoremsky.中文Word2002專家.北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2002
注意，輸入時(shí)應(yīng)采用word的自動編號。如果word沒有自動編號，可自己插入(這個(gè)就不用細(xì)說了...)
(2)給每個(gè)文獻(xiàn)制作成書簽。如，選擇“楊秀章.Word2000中文版使用速成”，插入——書簽，輸入書簽名(楊秀章_Word2000中文版使用速成)，然后添加。注意書簽名必須以字母開頭，可包含數(shù)字但不能有空格，可以用下劃線字符來分隔文字，否則可能無法插入。書簽名最好與文獻(xiàn)名一致，這樣在它位置變化后，你仍能識別它。
(3)在需要引用文獻(xiàn)的位置，執(zhí)行插入——引用——交叉引用，類型選擇書簽，選擇需要引用的項(xiàng)目，內(nèi)容選擇“段落編號”。至此，引用完成!(圖2)
在全篇文檔編完后，全選，右鍵選擇“更新域”，編號就會改變成文獻(xiàn)的最新位置。
還有一個(gè)通過插入腳注的方式引用參考文獻(xiàn)。
1.光標(biāo)移到要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，菜單中“插入”——“腳注和尾注”。
(已搜索，無重復(fù))
2.對話框中選擇“尾注”，編號方式選“自動編號”，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾”(對論文而言)。
3.如“自動編號”后不是阿拉伯?dāng)?shù)字，選右下角的“選項(xiàng)”，在編號格式中選中阿拉伯?dāng)?shù)字。
4.確定后在該處就插入了一個(gè)上標(biāo)“1”，而光標(biāo)自動跳到文章最后，前面就是一個(gè)上標(biāo)“1”，這就是輸入第一個(gè)參考文獻(xiàn)的地方。
5.將文章最后的上標(biāo)“1”的格式改成正常(記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻(xiàn)以后就是移動的位置，這個(gè)序號也不會變)，再在它后面輸入所插入的參考文獻(xiàn)(格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡化)。
6.對著參考文獻(xiàn)前面的“1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，可以繼續(xù)寫文章了。
7.在下一個(gè)要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現(xiàn)一個(gè)“2”(Word已經(jīng)自動為你排序了)，繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻(xiàn)。
8.所有文獻(xiàn)都引用完后，你會發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻(xiàn)前面一條短橫線(頁面視圖里才能看到)，如果參考文獻(xiàn)跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線無法選中，也無法刪除。這是尾注的標(biāo)志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。
9.切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時(shí)最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。
10.在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時(shí)那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
11.再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
12.切換回到頁面視圖，參考文獻(xiàn)插入已經(jīng)完成了。這時(shí)，無論文章如何改動，參考文獻(xiàn)都會自動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻(xiàn)也會自動消失，絕不出錯(cuò)。
13.參考文獻(xiàn)越多，這種方法的優(yōu)勢就體現(xiàn)的越大。
存在一個(gè)小問題：
如果同一個(gè)參考文獻(xiàn)兩處被引用，只能在前一個(gè)引用的地方插入尾注，不能同時(shí)都插入。這樣改動文章后，后插入的參考文獻(xiàn)的編號不會自動改動。
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